Hướng dẫn Chấm công

Đăng nhập AdminSite

Mọi việc chấm công đều làm trên AdminSite, mở bằng trình duyệt trên điện thoại (Safari, Chrome) hoặc máy tính. Bạn cần đăng nhập trước.

Ai làm

Mọi người dùng AdminSite

Mở ở đâu

Đường dẫn AdminSite công ty gửi cho bạn (trang đăng nhập có đuôi /user/login)

Cần

Tài khoản (email hoặc số điện thoại) và mật khẩu do quản trị cấp

1. Mở trình duyệt, gõ đường dẫn AdminSite công ty gửi cho bạn.
2. Ô Email / SĐT: nhập email hoặc số điện thoại của bạn.
3. Ô Mật khẩu: nhập mật khẩu.
4. Để nguyên dấu tích ở ô Ghi nhớ nếu đây là điện thoại/máy tính của riêng bạn — lần sau mở lại không phải đăng nhập. Máy dùng chung thì bỏ dấu tích.
5. Bấm ĐĂNG NHẬP.

Nếu bị hỏi "Chọn két"

Một số chức vụ (ví dụ nhân viên bán vé, tổng đài) phải chọn két tiền ngay sau khi đăng nhập. Việc này phục vụ bán hàng, không liên quan tới chấm công.

Ai làm

Người thuộc chức vụ được công ty cấu hình phải chọn két

Mở ở đâu

Hệ thống tự đưa bạn tới màn Chọn két bán hàng

Cần

Biết két của chi nhánh mình (hỏi quản lý chi nhánh nếu chưa rõ)

1. Ở màn Chọn két bán hàng, bấm ô Két (đang hiện chữ Chọn két...).
2. Gõ vài chữ của tên két để lọc, rồi bấm đúng két của chi nhánh bạn.
3. Bấm Tiếp tục.
4. Nếu màn tiếp theo hỏi xác nhận két hoặc số tiền đầu ca, làm theo hướng dẫn bán hàng của chi nhánh.

Tìm menu Chấm công

Mọi màn chấm công nằm trong nhóm menu Chấm công.

Ai làm

Mọi người được cấp quyền chấm công

Mở ở đâu

Máy tính: thanh menu bên trái. Điện thoại: nút ☰ ở góc trên bên phải

Cần quyền

Ít nhất một mục trong nhóm Chấm công

Trên máy tính

1. Nhìn thanh menu bên trái, kéo xuống tới tiêu đề nhóm Chấm công.
2. Bấm mục bạn cần, ví dụ Chấm công, Chấm công của tôi hoặc Đề xuất của tôi.

Trên điện thoại

1. Bấm nút ☰ (ba gạch ngang) ở góc trên bên phải, cạnh dấu •••.
2. Menu trượt ra từ bên trái. Kéo xuống tới nhóm Chấm công.
3. Bấm mục bạn cần.

Không thấy menu cần dùng?

Menu chỉ hiện những mục bạn được cấp quyền. Không thấy nhóm hoặc mục nào nghĩa là chức vụ của bạn chưa được cấp mục đó.

Ai làm

Người dùng thiếu menu báo lên; quản trị cấp quyền

Mở ở đâu

Thanh menu (trái trên máy tính, nút ☰ trên điện thoại)

Cần

Biết tên mục bạn cần (ví dụ "Chấm công", "Đề xuất của tôi", "Phê duyệt")

1. Mở menu, kiểm lại cả nhóm Chấm công (kéo hết xuống cuối menu).
2. Không có nhóm hoặc thiếu mục: báo quản trị hệ thống, nói rõ tên mục cần dùng và chức vụ của bạn.
3. Quản trị cấp quyền theo chức vụ (xem Cấp quyền menu Chấm công). Sau khi được cấp, đăng xuất rồi đăng nhập lại để menu cập nhật.

Lần đầu: đồng ý thu ảnh

Lần đầu mở màn Chấm công, hệ thống hỏi bạn có đồng ý cho chụp ảnh khuôn mặt khi chấm công hay không (theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân). Chỉ hỏi một lần.

Ai làm

Mọi nhân viên được thiết lập chấm công, làm một lần

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Chấm công — hộp hỏi tự hiện

Cần quyền

Mục Chấm công

Tương ứng BASE

Không có — phần riêng của QBCoach

1. Mở menu Chấm công › Chấm công.
2. Hộp Đồng ý thu ảnh chấm công hiện ra. Đọc các thông tin sẽ được lưu: ảnh khuôn mặt, vị trí, địa chỉ IP, mã thiết bị, ghi chú bạn tự gõ khi chấm (nếu có); khi chấm bằng ứng dụng điện thoại thì thêm model máy và phiên bản ứng dụng; ảnh lưu 12 tháng; chỉ bạn và người quản lý / người duyệt chấm công của bạn được xem.
3. Bấm Đồng ý.
4. Nếu điểm chấm công của bạn yêu cầu ảnh, trình duyệt hỏi quyền dùng camera: bấm Cho phép (xem bài Cho phép vị trí và camera).

Cho phép vị trí và camera

Hệ thống cần vị trí GPS của điện thoại để biết bạn đang ở điểm chấm công, và camera để chụp ảnh khi điểm yêu cầu. Trình duyệt và điện thoại phải cho phép cả hai.

Ai làm

Nhân viên chấm công trên điện thoại, làm một lần (hoặc khi lỡ bấm Chặn)

Mở ở đâu

Cài đặt của điện thoại và của trình duyệt; kiểm lại ở màn Chấm công

Cần

Điện thoại có GPS; mở AdminSite bằng đường dẫn https://

Tương ứng BASE

Không có màn riêng — quyền vị trí/camera của app Base Mobile

Khi chưa có quyền, màn Chấm công hiện ô đỏ Chưa có quyền vị trí và dòng hướng dẫn: "Hãy cho phép trình duyệt truy cập vị trí: bấm biểu tượng ổ khoá cạnh địa chỉ trang → Vị trí → Cho phép (trên điện thoại bật cả Định vị trong Cài đặt), rồi bấm "Lấy lại vị trí" hoặc tải lại trang." Làm theo các bước dưới đây đúng loại máy của bạn.

iPhone (Safari)

1. Mở Cài đặt › Quyền riêng tư & Bảo mật › Dịch vụ định vị: bật công tắc Dịch vụ định vị.
2. Cũng trong Dịch vụ định vị, kéo xuống chọn Trang web Safari → chọn Khi dùng ứng dụng và bật Vị trí chính xác.
3. Quay lại Cài đặt › Safari: mục Camera và Vị trí chọn Hỏi hoặc Cho phép (không chọn Từ chối).
4. Mở lại màn Chấm công trong Safari. Khi Safari hỏi dùng vị trí / camera, bấm Cho phép.
5. Nếu trước đó đã lỡ bấm Không cho phép: bấm biểu tượng aA (hoặc biểu tượng bên trái ô địa chỉ) › Cài đặt trang web › Vị trí và Camera chọn Cho phép, rồi tải lại trang.

Android (Chrome)

1. Kéo thanh thông báo từ trên xuống, bật biểu tượng Vị trí (Định vị).
2. Mở Cài đặt của máy › Ứng dụng › Chrome › Quyền: Vị trí chọn "Chỉ cho phép khi dùng ứng dụng" và bật "Sử dụng vị trí chính xác"; Máy ảnh chọn cho phép.
3. Mở lại màn Chấm công trong Chrome. Khi Chrome hỏi, bấm Cho phép.
4. Nếu trước đó đã lỡ chặn: bấm biểu tượng bên trái ô địa chỉ (ổ khoá hoặc biểu tượng cài đặt) › Quyền (hoặc Cài đặt trang web) › bật Vị trí và Máy ảnh, rồi tải lại trang.

Máy tính Mac

Trên máy Mac, ô vị trí có thể hiện Không lấy được vị trí kèm câu báo nhắc vào Location Services, bật công tắc riêng cạnh tên trình duyệt, thoát hẳn trình duyệt rồi mở lại và bật Wi-Fi. Thường do macOS chưa cho trình duyệt dùng vị trí.

1. Mở System Settings › Privacy & Security › Location Services: bật công tắc Location Services ở đầu trang.
2. Trong danh sách ứng dụng bên dưới, bật công tắc riêng cạnh tên trình duyệt đang dùng (Google Chrome hoặc Safari). Chỉ bật công tắc tổng ở bước 1 là chưa đủ.
3. Thoát hẳn trình duyệt (bấm Cmd+Q, không chỉ đóng cửa sổ) rồi mở lại.
4. Kiểm Wi-Fi của Mac đang bật (Mac dựa vào Wi-Fi để biết vị trí, kể cả khi đang cắm mạng dây).
5. Quay lại màn Chấm công, bấm Lấy lại vị trí. Trình duyệt hỏi thì bấm Cho phép.

Kiểm lại trên màn Chấm công

1. Mở menu Chấm công › Chấm công, bấm Lấy lại vị trí (hoặc tải lại trang).
2. Đợi vài giây cho ô vị trí đổi từ Đang lấy vị trí… sang dạng "±15 m · tên điểm".

Chấm công vào / ra

Ghi lại giờ bạn bắt đầu và kết thúc làm việc. Chỉ có một nút Chấm công — không phải chọn "vào" hay "ra".

Ai làm

Mọi nhân viên được thiết lập chấm công

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Chấm công

Cần

Đứng trong bán kính điểm chấm công (GPS) hoặc đang dùng mạng Internet của văn phòng (trên ứng dụng điện thoại: hoặc đang nối đúng Wi-Fi văn phòng); đã cho phép vị trí và camera

Tương ứng BASE

Checkin › Chấm công của tôi › Chấm công trên web ↗ (hoặc app Base Mobile)

1. Mở menu Chấm công › Chấm công.
2. Xem thẻ Ca hôm nay: giờ ca của bạn và trạng thái (Chưa vào, Đã vào …, Đã ra …). Chưa có ca đã xuất bản thì thẻ ghi Hôm nay chưa có ca làm việc — vẫn chấm được. Ca qua đêm hiện dạng "22:00 – 06:00 (hôm sau)"; sáng hôm sau, lúc còn chấm ra được, ca đó hiện "Ca hôm qua 22:00 – 06:00 (hôm nay)".
3. Đợi ô vị trí màu xanh "±… m · tên điểm", hoặc ô Mạng văn phòng: … màu xanh.
4. Nhìn thẳng camera (nếu khung camera đang hiện).
5. Không bắt buộc: gõ vào ô Ghi chú ngay trên nút (tối đa 500 ký tự, bộ đếm "…/500" ở góc phải) — ví dụ "đi gặp khách", "quên chấm lúc vào". Quản lý thấy ghi chú này ở Bảng công và Phê duyệt.
6. Bấm nút lớn Chấm công. Nút đổi sang "Đang lấy vị trí…", "Đang chụp ảnh…", "Đang gửi…" — đợi, không bấm lại.

Chấm bằng Wi-Fi trên ứng dụng

Văn phòng có điểm chấm công loại Wi-Fi thì chấm được bằng ứng dụng Hưng Long Nhân viên chỉ cần điện thoại đang nối Wi-Fi của văn phòng — không cần GPS. Trình duyệt (web) không đọc được Wi-Fi nên không chấm bằng Wi-Fi được.

1. Nối điện thoại vào Wi-Fi của văn phòng (đúng tên Wi-Fi HR đã khai; văn phòng có nhiều bộ phát thì bộ nào trong danh sách cũng được).
2. Mở ứng dụng Hưng Long Nhân viên. Lần đầu ứng dụng xin quyền Vị trí — bấm cho phép: điện thoại chỉ cho ứng dụng đọc tên Wi-Fi khi có quyền này.
3. Bấm Chấm công như bình thường (chụp ảnh nếu điểm yêu cầu).

Thêm vào màn hình chính

1. Kéo xuống cuối màn Chấm công, tới khung Thêm vào màn hình chính.
2. iPhone (Safari): bấm nút Chia sẻ của Safari › Thêm vào MH chính › Thêm.
3. Android (Chrome): bấm ⋮ › Thêm vào màn hình chính.
4. Đang ở trình duyệt khác hoặc gửi link cho người khác: bấm Sao chép để chép đường dẫn màn Chấm công.

Chấm không được? Đọc thông báo

Khi chấm không được, màn hiện khung đỏ hoặc vàng nói rõ lý do. Tìm đúng câu trong bảng dưới để biết cần làm gì.

Ai làm

Nhân viên chấm công

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Chấm công — khung thông báo dưới nút Chấm công, hoặc khung đỏ đầu màn

Cần

Đọc kỹ câu thông báo (con số khoảng cách, sai số trong câu là của bạn lúc đó)

Tương ứng BASE

Không có — phần riêng của QBCoach

1. Đọc câu trong khung đỏ/vàng và các ô vị trí, mạng ở giữa màn.
2. Tìm câu giống nhất trong bảng dưới, làm theo cột "Cách xử lý".
3. Xử lý xong bấm Chấm công lại (lỗi mất mạng thì bấm Thử lại).
4. Vẫn không được và đã quá giờ: bấm nút Gửi đề xuất hiện trong khung thông báo (nếu có) để xin bổ sung công — xem Gửi đề xuất bổ sung công.

Xem Chấm công của tôi

Xem lại các lần chấm, giờ vào/ra và số công của bạn theo từng kỳ công, dạng lịch tháng.

Ai làm

Nhân viên chấm công (chỉ xem được của chính mình)

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Chấm công của tôi, hoặc nút Chấm công của tôi trên màn Chấm công

Cần quyền

Mục Chấm công của tôi

Tương ứng BASE

Checkin › Chấm công của tôi ↗

1. Mở menu Chấm công › Chấm công của tôi. Màn mở ở kỳ hiện tại.
2. Muốn xem kỳ khác: bấm ‹ (kỳ trước) hoặc › (kỳ sau); bấm Về kỳ hiện tại để quay lại.
3. Xem hai ô tổng: Công / công chuẩn (công bạn đã có trên công phải có của kỳ) và Đi muộn (số lần đi muộn; có về sớm thì thêm ô Về sớm).
4. Đọc màu từng ô ngày theo chú giải dưới lịch. Ô ngày có ghi giờ chấm đầu và cuối của ngày.
5. Bấm một ô ngày để mở chi tiết: ca làm (giờ ca, Giờ vào, Giờ ra, Công, Giờ làm, nhãn "Muộn … phút" / "Về sớm … phút") và danh sách Lần chấm (giờ, nguồn GPS / Mạng văn phòng / Wi-Fi / Tự đề xuất / Quản lý thêm / Nhập dữ liệu, tên điểm — lần chấm Wi-Fi có thêm tên Wi-Fi, Nền tảng Web / Android / iOS — lần chấm không do bạn bấm hiện "—", Ghi chú của bạn nếu bạn đã gõ vào ô Ghi chú lúc chấm, ảnh nhỏ).
6. Bấm ảnh nhỏ để xem to; bấm Quay lại để về chi tiết ngày.

Gửi đề xuất bổ sung công

Khi quên chấm hoặc không chấm được (hết pin, ở ngoài điểm, mất mạng), bạn gửi đề xuất một mốc giờ để người duyệt xác nhận thay cho lần chấm.

Ai làm

Nhân viên chấm công

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Đề xuất của tôi; hoặc nút Đề xuất bổ sung trong chi tiết ngày; hoặc nút Gửi đề xuất trên màn Chấm công khi chấm lỗi

Cần quyền

Mục Đề xuất của tôi; văn phòng của bạn có điểm tự đề xuất

Tương ứng BASE

Checkin › Chấm công của tôi › Tự đề xuất chấm công ↗

1. Mở menu Chấm công › Đề xuất của tôi.
2. Bấm Tạo đề xuất bổ sung.
3. Ô Ngày: chọn ngày quên chấm (không chọn được ngày mai).
4. Ô Giờ: chọn giờ bạn thực sự vào hoặc ra. Không được chọn giờ sau giờ hiện tại.
5. Ô Điểm tự đề xuất: thường đã chọn sẵn; có nhiều điểm thì chọn điểm của văn phòng bạn.
6. Ô Ghi chú (bắt buộc): ghi rõ lý do, ví dụ "Quên chấm công vào, điện thoại hết pin".
7. Ô Dẫn chứng (không bắt buộc): chọn tối đa 5 tệp ảnh hoặc PDF (ví dụ ảnh vé xe, giấy công tác).
8. Bấm Gửi đề xuất.

Theo dõi Đề xuất của tôi

Xem các đề xuất đã gửi đang ở trạng thái nào, ai duyệt, lý do từ chối, và xoá đơn gửi nhầm khi còn chờ duyệt.

Ai làm

Nhân viên chấm công

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Đề xuất của tôi

Cần quyền

Mục Đề xuất của tôi

Tương ứng BASE

Checkin › Phê duyệt › Đề xuất của tôi ↗

1. Mở menu Chấm công › Đề xuất của tôi.
2. Đọc dòng đầu "Đã dùng X/Y đề xuất kỳ này · Còn Z lượt" để biết còn gửi được bao nhiêu đơn.
3. Bấm nút lọc Tất cả, Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối hoặc Đã huỷ để xem theo trạng thái (vuốt ngang hàng nút trên điện thoại).
4. Mỗi thẻ đơn có: giờ đề xuất, nhãn trạng thái, điểm, ghi chú, tệp dẫn chứng, dòng "Gửi lúc … · Duyệt bởi / Từ chối bởi / Huỷ bởi … lúc …". Đơn bị từ chối có dòng đỏ "Lý do từ chối: …", đơn bị huỷ có dòng "Lý do huỷ: …".
5. Gửi nhầm đơn còn Chờ duyệt: bấm Xoá trên thẻ đơn, rồi bấm Xoá trong hộp xác nhận.
6. Danh sách dài: bấm Tải thêm ở cuối.

Chuông thông báo và nhắc chấm công

Biểu tượng lịch có dấu tích ở thanh trên cùng là chuông thông báo chấm công: báo kết quả duyệt đề xuất và nhắc chấm công vào / ra ca (tuỳ cấu hình của công ty, nhắc vào có thể tới trước giờ vào ca).

Ai làm

Nhân viên chấm công

Mở ở đâu

Thanh trên cùng của AdminSite, cạnh chuông xám (chuông xám là thông báo khác, không phải chấm công)

Cần quyền

Mục Chấm công, Đề xuất của tôi hoặc Phê duyệt (có một trong ba mới thấy chuông chấm công)

Tương ứng BASE

Chuông Thông báo của BASE · bật/tắt nhắc ở Checkin › Tùy chỉnh › Phân quyền ↗

1. Nhìn biểu tượng lịch có dấu tích ở thanh trên: số đỏ là số thông báo chưa đọc.
2. Bấm biểu tượng để mở khung Thông báo chấm công. Thông báo chưa đọc có nền vàng nhạt.
3. Bấm một thông báo để mở đúng màn liên quan: nhắc chấm công mở màn Chấm công; kết quả đề xuất mở màn Đề xuất của tôi với đơn đó được tô sáng.
4. Muốn xoá số đỏ mà không mở từng cái: bấm Đọc tất cả.

Ca có ca mẫu thì câu nhắc ghi tên ca kèm giờ, ví dụ "Sắp đến giờ vào ca Ca sáng (07:00–15:00) ngày 07/10, nhớ chấm công vào". Ca không có ca mẫu thì chỉ ghi giờ: "… vào ca 07:00–15:00 ngày 07/10 …".

Phân ca từng ô

Dùng để xếp ca làm việc cho từng nhân viên vào từng ngày. Nhân viên chỉ được tính công khi có ca.

Ai làm

Người phân ca của lịch làm việc (HR thêm bạn vào ô Người phân ca của lịch), hoặc người được giao phân ca mọi lịch

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Phân ca, hoặc link Mở Phân ca của lịch này ở màn chi tiết của lịch loại Phân ca (mở sẵn đúng lịch đó)

Cần

Lịch làm việc đã có ca mẫu và có nhân viên (xem Lịch làm việc, Ca mẫu)

Tương ứng BASE

Schedule › Phân ca ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Phân ca.
2. Ở ô Lịch làm việc, chọn lịch bạn cần phân ca.
3. Ở Xem theo, bấm Tuần hoặc Tháng. Bấm ‹ / › để sang khoảng trước / sau, Hôm nay để quay về tuần / tháng hiện tại.
4. Lưới có mỗi hàng là một nhân viên, mỗi cột là một ngày. Đưa chuột vào ô ngày sẽ hiện + Phân ca (xem theo Tháng thì chỉ hiện +). Bấm vào ô đó.
5. Hộp Phân ca mở ra. Ở ô Ca mẫu, chọn ca (gõ tên hoặc giờ để lọc). Giờ Bắt đầu, Kết thúc, Nghỉ giữa ca (phút), Công chuẩn tự điền theo ca mẫu.
6. Nếu muốn nhân viên thấy ca ngay, kéo xuống cuối hộp, tick Xuất bản ngay.
7. Bấm Lưu ca.

Kéo thả ca mẫu (trên máy tính)

Khung Ca mẫu của lịch bên trái liệt kê các ca mẫu. Giữ chuột vào một ca mẫu, kéo và thả vào ô ngày của nhân viên: ca được tạo ngay, không cần mở hộp. Ca tạo kiểu này chỉ được xuất bản sẵn khi lịch bật Tự xuất bản ca.

Ca có nhãn CĐ (lịch cố định)

Lịch loại Cố định tự tạo ca theo mẫu tuần, đã xuất bản sẵn. Trên lưới, các ca này có nhãn tím CĐ. Bạn không cần phân tay các ngày này. Xem Lịch cố định.

Sửa hoặc xoá một ca

1. Bấm vào ca trên lưới. Hộp Sửa ca làm việc mở ra.
2. Sửa giờ, công chuẩn hoặc ghi chú, rồi bấm Lưu.
3. Muốn xoá: bấm Xoá ca, rồi bấm Xoá trong hộp xác nhận. Xoá rồi không lấy lại được.

Với ca có nhãn CĐ: đầu hộp ghi thêm "Theo lịch cố định". Sửa hoặc bỏ xuất bản thì ca mất nhãn, thành ca thường. Xoá thì ngày đó của nhân viên không bao giờ được lịch tự tạo lại (dùng cách này cho ngày nghỉ lễ).

Phân ca hàng loạt

Dùng để xếp cùng một hoặc vài ca cho nhiều nhân viên, nhiều ngày một lần (ví dụ cả tháng, từ thứ Hai đến thứ Bảy).

Ai làm

Người phân ca của lịch

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Phân ca › nút Phân hàng loạt (trên điện thoại: nút Thao tác › Phân hàng loạt)

Cần

Đã chọn đúng lịch ở ô Lịch làm việc

Tương ứng BASE

Schedule › Phân ca › Phân ca hàng loạt ↗

1. Ở màn Phân ca, chọn lịch, rồi bấm Phân hàng loạt.
2. Nhập Từ ngày và Tới ngày. Khoảng tối đa 62 ngày.
3. Ở Các thứ, bấm chọn các thứ cần làm (nút xanh là đã chọn). Mặc định chọn T2 đến T7.
4. Ở Ca mẫu (1 hoặc nhiều, không được trùng giờ nhau), chọn một hoặc nhiều ca.
5. Ở Nhân viên: để Tất cả NV của lịch, hoặc chọn Chọn NV… rồi gõ tên để chọn từng người. Với Tất cả NV của lịch, bên cạnh hiện "N NV · Xem danh sách" (N là số nhân viên thuộc lịch trong khoảng Từ ngày – Tới ngày); bấm Xem danh sách để xem tên những người sẽ được phân ca, bấm lại để thu gọn.
6. Ô Xuất bản đã tick sẵn (dòng chú thích "Mặc định khi sử dụng chức năng này sẽ Xuất bản ngay"): ca tạo ra nhân viên thấy ngay. Bỏ tick nếu chưa muốn xuất bản. Lịch bật Tự xuất bản ca thì ô này luôn tick, không bỏ được.
7. Ô Ghi đè ca xung đột:
   • Không tick: các ô đã thiết lập ca trước đó sẽ không bị ghi đè (vẫn giữ giờ đã thiết lập trước đó).
   • Tick: ghi đè các ô cũ để thay bằng thiết lập mới.
8. Bấm Phân ca.

Sao chép tuần

Dùng để chép nguyên các ca của một tuần đã xếp sang một hoặc nhiều tuần sau, đúng thứ và đúng giờ.

Ai làm

Người phân ca của lịch

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Phân ca › nút Sao chép tuần (trên điện thoại: Thao tác › Sao chép tuần)

Cần

Tuần nguồn đã có ca

Tương ứng BASE

Schedule › Phân ca › Sao chép ↗

1. Ở màn Phân ca, chọn lịch, rồi bấm Sao chép tuần.
2. Ở Tuần nguồn, chọn một ngày bất kỳ trong tuần muốn chép. Dòng chữ bên dưới hiện "Tuần … – …" để bạn kiểm.
3. Ở Dán vào từ tuần, chọn một ngày trong tuần đầu tiên muốn dán.
4. Ở Số tuần, nhập số tuần muốn dán liên tiếp (1 đến 8). Dòng "Dán vào … tuần: … – …" cho biết khoảng sẽ được dán.
5. Chọn Nhân viên (với Tất cả NV của lịch, bấm Xem danh sách cạnh số NV để xem ai sẽ được chép ca). Tick Xuất bản nếu muốn nhân viên thấy ca ngay (ở đây ô này không tick sẵn). Tick Ghi đè ca xung đột nếu muốn thay ca cũ trùng giờ (ý nghĩa như ở Phân hàng loạt).
6. Bấm Sao chép.

Xuất bản ca và áp dụng cấu hình chung

Xuất bản để nhân viên thấy ca và để ca được tính công. Áp dụng cấu hình chung để cập nhật các ca đã xếp sau khi HR sửa ca mẫu hoặc lịch.

Ai làm

Người phân ca của lịch

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Phân ca › nút Xuất bản và Áp dụng cấu hình chung

Cần

Lưới đang có ca chưa xuất bản (ca xám, viền nét đứt)

Tương ứng BASE

Schedule › Phân ca › Xuất bản / Áp dụng cấu hình chung ↗

Xuất bản nhiều ca một lần

1. Ở màn Phân ca, chọn lịch và chuyển tới tuần / tháng cần xuất bản.
2. Bấm nút Xuất bản ở góc trên bên phải.
3. Chọn Xuất bản tất cả trong khoảng đang xem (dòng dưới cho biết có bao nhiêu ca chưa xuất bản), rồi bấm Xuất bản trong hộp xác nhận. Hoặc chọn Xuất bản theo NV…, chọn người ở ô Nhân viên, rồi bấm Xuất bản.

Xuất bản hoặc bỏ xuất bản một ca

1. Bấm vào ca trên lưới.
2. Bấm Xuất bản (ca đang ẩn) hoặc Bỏ xuất bản (ca đang hiện).

Lịch bật Tự xuất bản ca

Nếu HR bật Tự xuất bản ca cho lịch, mọi ca tạo ra đều đã xuất bản. Trong hộp phân ca, ô Xuất bản ngay được tick sẵn và không bỏ được, kèm dòng "Lịch này bật "Tự xuất bản ca" nên ca tạo ra luôn được xuất bản."

Áp dụng cấu hình chung

Ca đã xếp là bản sao tại lúc xếp. Khi HR sửa giờ ca mẫu hoặc khoảng giờ nhận chấm công của lịch, các ca đã xếp không tự đổi. Làm như sau để cập nhật:

1. Ở màn Phân ca, chọn lịch, bấm Áp dụng cấu hình chung.
2. Nhập Từ ngày, Tới ngày (tối đa 62 ngày) và chọn Nhân viên (với Tất cả NV của lịch, bấm Xem danh sách cạnh số NV để xem ai sẽ được cập nhật).
3. Bấm Áp dụng.

Phê duyệt đề xuất

Dùng để duyệt hoặc từ chối đề xuất bổ sung công của nhân viên khi họ quên hoặc không chấm được công.

Ai làm

Người duyệt của điểm chấm công loại tự đề xuất (HR thêm bạn vào ô Người duyệt của điểm)

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Phê duyệt, hoặc bấm thông báo đề xuất mới trong chuông chấm công

Cần

Có đề xuất ở trạng thái Chờ duyệt

Tương ứng BASE

Checkin › Phê duyệt ↗ · tab Đang quản lý ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Phê duyệt. Hoặc bấm thông báo trong chuông: màn mở thẳng đơn đó, viền vàng.
2. Tab Chờ duyệt (N) liệt kê các đơn đang chờ; N là số đơn.
3. Đọc từng đơn: tên nhân viên, văn phòng, giờ đề xuất, điểm, ghi chú, tệp dẫn chứng (bấm để mở).
4. Xem khung bối cảnh ngày: Ca trong ngày (ca, giờ vào, giờ ra, công) và Lần chấm trong ngày (giờ · nguồn · điểm · nền tảng Web / Android / iOS, kèm dòng Ghi chú NV nếu nhân viên đã gõ lúc chấm). Nếu có dòng vàng "Đã có lần chấm lúc …", nhân viên đã có lần chấm gần giờ đề xuất — cân nhắc trước khi duyệt.
5. Đồng ý: bấm Duyệt.
6. Không đồng ý: bấm Từ chối, nhập Lý do (không bắt buộc) để nhân viên biết vì sao, rồi bấm Từ chối.

Duyệt nhiều đơn một lần

1. Ở tab Chờ duyệt, tick ô vuông ở đầu từng đơn, hoặc tick Chọn tất cả.
2. Bấm Duyệt đã chọn, rồi bấm Duyệt trong hộp xác nhận.
3. Nếu có đơn không duyệt được, hộp kết quả liệt kê từng đơn và lý do.

Xem đơn đã xử lý, huỷ đơn đã duyệt

Tab Đã xử lý hiện các đơn đã duyệt, từ chối hoặc huỷ, kèm người xử lý và lúc xử lý. Nếu bạn được giao quyền huỷ đề xuất đã duyệt, đơn đã duyệt có thêm nút Huỷ: bấm, nhập lý do (bắt buộc), rồi bấm Huỷ đề xuất. Lần chấm đã ghi từ đơn sẽ bị xoá và công được tính lại.

Theo dõi chấm công thời gian thực trong ngày

Dùng để xem ngay trong ngày ai đã vào ca, ai muộn, ai chưa vào, ai vắng ca ở văn phòng của bạn.

Ai làm

Quản lý văn phòng, HR — người xem được Bảng công

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Bảng công › nút Thời gian thực

Cần

Được giao làm người quản lý ít nhất một văn phòng chấm công (người được giao quyền xem mọi văn phòng thì không cần)

Tương ứng BASE

Checkin › Tổng quan › Thời gian thực ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Bảng công.
2. Bấm nút Thời gian thực ở góc trên bên phải (bên trái nút Xuất). Màn Theo dõi chấm công thời gian thực mở ra, mặc định xem hôm nay.
3. Muốn xem ngày khác: bấm ‹ / › hoặc chọn ngày; bấm Hôm nay để quay về.
4. Chọn văn phòng ở ô văn phòng (nếu bạn chỉ quản lý một văn phòng, ô này đã chọn sẵn văn phòng đó và bị mờ, không đổi được). Gõ tên hoặc mã ở ô Tìm tên hoặc mã NV để lọc.
5. Đọc 8 ô đếm: Đã chấm công, Chưa chấm công, Giờ ra (nhóm "Theo nhân viên") và Đúng giờ, Muộn, Chưa vào, Vắng ca, Chưa tới giờ (nhóm "Theo ca").
6. Mỗi ô đếm cũng là một tab: bấm một ô để xem danh sách người trong nhóm đó. Ô đang chọn được tô đặc màu, danh sách bên dưới có tiêu đề "<tên ô> (N)", ví dụ "Vắng ca (1)". Khi màn tự cập nhật, ô đang chọn được giữ nguyên.

Xem Bảng công văn phòng mình

Dùng để xem giờ chấm, ca và công của từng nhân viên trong văn phòng bạn quản lý theo từng ngày trong kỳ.

Ai làm

Quản lý văn phòng (người được HR thêm vào ô Người quản lý văn phòng)

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Bảng công

Cần

Được giao xem Bảng công và là người quản lý của văn phòng

Tương ứng BASE

Schedule › Tổng quan ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Bảng công.
2. Bấm ‹ / › để chọn kỳ công (ví dụ 01/09/2026 – 30/09/2026).
3. Ô văn phòng chỉ có văn phòng bạn quản lý. Nếu chỉ một văn phòng, ô đã chọn sẵn và bị mờ. Nhân viên văn phòng khác không hiện.
4. Chọn tab: Dữ liệu chấm công (giờ chấm đầu – cuối mỗi ngày), Ca (ca đã xếp) hoặc Công (công từng ngày và cột tổng).
5. Đọc ô ngày: ô sọc xám là ngày nhân viên không thuộc văn phòng đang xem; ô viền đỏ có dấu "!" là ca đã kết thúc nhưng thiếu giờ vào hoặc giờ ra.
6. Bấm một ô ngày để mở ngăn chi tiết bên phải: Ca trong ngày và Lần chấm (giờ, cách chấm — GPS / Wi‑Fi kèm tên Wi‑Fi / …, điểm, link Mở Google Maps, Nền tảng, Ghi chú NV nhân viên gõ lúc chấm, ảnh). Bấm ✕ để đóng.

Bảng công: 3 tab, bộ lọc, Tính lại

Dùng để xem công của từng nhân viên theo từng ngày trong kỳ, kiểm chỗ thiếu giờ vào/ra trước khi chốt công.

Ai làm

Kế toán, HR (quản lý văn phòng cũng xem được văn phòng mình)

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Bảng công

Cần quyền

Xem Bảng công. Muốn xem mọi văn phòng cần thêm quyền riêng "Xem chấm công mọi văn phòng"; nút Tính lại chỉ hiện với người có quyền sửa Bảng công

Tương ứng BASE

Schedule › Chu kỳ (bảng công từng lịch) ↗ · Checkin › Tổng quan ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Bảng công. Màn mở sẵn kỳ hiện tại.
2. Trên điện thoại, bấm Bộ lọc ở thanh tiêu đề để hiện ô chọn kỳ, văn phòng, lịch. Chọn kỳ: bấm ‹ để lùi một kỳ, › để sang kỳ sau. Khoảng ngày của kỳ hiện giữa hai nút.
3. Chọn văn phòng ở ô Tất cả văn phòng và lịch ở ô Tất cả lịch nếu chỉ muốn xem một phần (bấm vào ô, gõ vài chữ để tìm nhanh). Nếu bạn chỉ được xem một văn phòng thì ô văn phòng đã chọn sẵn và bị khoá.
4. Tìm một người: gõ vào ô Tìm tên hoặc mã NV, bảng tự lọc sau khi bạn ngừng gõ. Danh sách dài thì dùng ‹ Trước / Sau › dưới lưới.
5. Muốn soi lỗi nhanh: bật công tắc Chỉ ca thiếu vào‑ra (chỉ còn người có ca đã kết thúc mà thiếu giờ vào hoặc giờ ra) hoặc Log không thuộc ca (chỉ còn người có lần chấm không rơi vào ca nào).
6. Chọn tab cần xem: Dữ liệu chấm công, Ca hoặc Công (xem bảng dưới).
7. Bấm vào một ô ngày để mở ngăn kéo chi tiết bên phải: ca trong ngày, từng lần chấm (giờ, nguồn — GPS, Mạng văn phòng, Wi-Fi, Tự đề xuất, Quản lý thêm —, điểm, tên Wi-Fi với lần chấm Wi-Fi, link Mở Google Maps, Nền tảng Web / Android / iOS, Ghi chú NV nhân viên tự gõ lúc chấm, ảnh). Dòng Ghi chú riêng bên dưới là lý do quản lý thêm / ghi chú đề xuất. Bấm ✕ để đóng.
8. Nếu vừa đổi cấu hình lịch hoặc thấy công chưa đúng: bấm Tính lại ở góc phải trên, đọc hộp Tính lại công rồi bấm Tính lại. Chờ thanh tiến độ chạy hết (muốn ngừng giữa chừng thì bấm Dừng).

Ba tab cho biết gì

Ý nghĩa màu và dấu trên ô

Thêm, sửa, xoá lần chấm

Dùng để bổ sung lần chấm nhân viên quên chấm, sửa giờ lần chấm do quản lý thêm, hoặc xoá lần chấm sai — luôn kèm lý do.

Ai làm

Kế toán, HR được giao sửa công

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Bảng công › bấm ô ngày của nhân viên

Cần quyền

Quyền riêng "Sửa dữ liệu chấm công" của Bảng công. Không có quyền này thì ngăn kéo không có nút Thêm lần chấm, Sửa giờ, Xoá

Tương ứng BASE

Checkin › Tổng quan › Sửa ↗

1. Ở Bảng công, chọn đúng kỳ rồi bấm vào ô ngày của nhân viên cần sửa. Ngăn kéo chi tiết mở ra.
2. Để thêm: bấm Thêm lần chấm (cạnh chữ Lần chấm). Chọn Ngày, nhập Giờ.
3. Để sửa giờ: bấm Sửa giờ dưới lần chấm đó, đổi Ngày / Giờ. Nút này chỉ có ở lần chấm nguồn "Quản lý thêm".
4. Để xoá: bấm Xoá dưới lần chấm đó. Hộp Xoá lần chấm hiện lại giờ và nguồn để bạn kiểm.
5. Gõ Lý do (bắt buộc, tối đa 1000 ký tự) — ví dụ "Quên chấm ra, quản lý xác nhận có mặt đến 17:30".
6. Bấm Lưu (khi thêm / sửa giờ) hoặc Xoá (khi xoá).

Lịch sử điều chỉnh

Dùng để xem ai đã sửa gì, của ai, lúc nào và vì sao — lần chấm, đề xuất, ca, kỳ công, gán nhân viên.

Ai làm

Kế toán, HR, người kiểm tra

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Lịch sử điều chỉnh, hoặc link Lịch sử điều chỉnh của NV này cuối ngăn kéo ô ngày ở Bảng công (link chỉ có với người có quyền "Sửa dữ liệu chấm công")

Cần quyền

Xem Lịch sử điều chỉnh. Chỉ thấy nhân viên trong phạm vi văn phòng bạn được xem

Tương ứng BASE

Checkin › Hoạt động ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Lịch sử điều chỉnh. Mặc định hiện 7 ngày gần nhất.
2. Chọn Từ ngày và Đến ngày (tối đa 366 ngày).
3. Chọn Loại (bấm vào ô, gõ vài chữ để tìm): cả nhóm (ví dụ Tất cả — Lần chấm) hoặc một việc cụ thể (ví dụ Sửa log chấm công, Chốt kỳ công). Danh sách lọc ngay khi chọn.
4. Muốn lọc theo người: gõ vào ô Nhân viên (người bị sửa) hoặc Người thực hiện (người đã sửa).
5. Đổi ngày hoặc gõ tên xong thì bấm Lọc.
6. Bấm vào một dòng để mở hộp chi tiết: bảng Trường / Trước / Sau, dòng tô vàng là trường đã đổi. Bấm Đóng để quay lại.

Xuất Excel

Dùng để tải bảng công hoặc dữ liệu chấm công ra file Excel để tính lương, đối chiếu hoặc lưu trữ.

Ai làm

Kế toán, HR (quản lý văn phòng cũng xuất được văn phòng mình)

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Bảng công › nút Xuất

Cần quyền

Xem Bảng công. File chỉ có nhân viên trong phạm vi bạn được xem

Tương ứng BASE

Checkin › Tổng quan › Xuất ↗ · Schedule › Chu kỳ ↗

1. Ở Bảng công, chọn kỳ, văn phòng, lịch (và ô tìm nếu chỉ cần một người) đúng như muốn có trong file.
2. Bấm Xuất ở góc phải trên, bên trái nút Tính lại. Hộp Xuất file Excel mở ra.
3. Chọn một trong ba loại file (xem bảng dưới). Với Log vào ra (X1), bật thêm Gộp theo điểm nếu muốn mỗi người × ngày × điểm chỉ một dòng.
4. Đọc khung xám "Bộ lọc dùng cho file" để chắc đúng kỳ và văn phòng.
5. Bấm Tải file. Trình duyệt tải file .xlsx về.

Chốt kỳ công và mở khoá

Dùng để khoá công của một kỳ sau khi đã kiểm xong, để không ai làm đổi số công trong lúc tính lương; khi cần sửa sai thì mở khoá có lý do.

Ai làm

Kế toán, HR cuối kỳ; mở khoá thường do người phụ trách được giao

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Kỳ công

Cần quyền

Xem Kỳ công; nút Chốt cần quyền riêng "Chốt kỳ công"; nút Mở khoá cần quyền riêng "Mở khoá kỳ công"

Tương ứng BASE

Schedule › Chu kỳ (khoá / mở khoá) ↗ · Checkin › Tùy chỉnh › Chu kỳ ↗

Chốt kỳ

1. Mở menu Chấm công, bấm Kỳ công. Dùng ‹ › để chọn kỳ (ví dụ "Kỳ 10/2026 · 01/10 – 31/10").
2. Xem từng lịch làm việc: cột Đề xuất chờ, Ca nháp, Thiếu vào/ra lớn hơn 0 (chữ cam) là còn việc treo. Nên xử lý trước: duyệt đề xuất, xuất bản ca, sửa lần chấm thiếu.
3. Chốt một lịch: bấm Chốt ở cuối dòng lịch đó (màn hẹp: cuối thẻ của lịch). Bảng bị khuất bên phải thì kéo sang phải.
4. Chốt nhiều lịch một lần: tích ô đầu các dòng (hoặc ô trên cùng để chọn hết), rồi bấm Chốt các lịch đã chọn ở góc phải trên. Dòng đã chốt không có ô chọn.
5. Đọc hộp Chốt kỳ công: tên lịch, kỳ, số đề xuất chờ duyệt, ca chưa xuất bản, ca thiếu giờ vào/ra, và cảnh báo nếu kỳ chưa kết thúc.
6. Bấm Chốt để xác nhận (hoặc Huỷ để quay lại xử lý tiếp).

Sau khi chốt, hệ thống chặn gì

• Không phân ca, sửa ca, xuất bản / bỏ xuất bản ca trong kỳ đó (màn Phân ca mở ca ở dạng chỉ xem).
• Không duyệt, từ chối hay huỷ đề xuất có giờ trong kỳ đó; nhân viên không gửi được đề xuất mới vào kỳ đó.
• Không thêm hoặc sửa giờ lần chấm trong kỳ đó ở Bảng công.
• Tính lại bỏ qua ca của kỳ đó — công giữ nguyên.
• Nhân viên vẫn chấm công bình thường, lần chấm vẫn được ghi, nhưng không làm đổi công của kỳ đã chốt cho tới khi mở khoá.
• Lịch Cố định: hệ thống không tự sinh ca vào ngày thuộc kỳ đã chốt. Mở khoá không sinh bù các ngày đã qua — người phân ca phải thêm tay ở Phân ca.

Mở khoá

1. Ở Kỳ công, chọn đúng kỳ, bấm Mở khoá ở dòng lịch đã chốt.
2. Gõ Lý do mở khoá (bắt buộc) — ví dụ "Bổ sung công ngày 15 cho NV A theo xác nhận của trưởng văn phòng".
3. Bấm Mở khoá. Nút đổi thành "Đang mở khoá và tính lại…" — chờ tới khi hộp tự đóng.
4. Sửa xong thì quay lại chốt lại kỳ đó như phần trên.

Cảnh báo thiết bị nhiều người dùng

Dùng để phát hiện một máy (điện thoại / máy tính) được từ 2 nhân viên trở lên dùng để chấm công — dấu hiệu chấm hộ.

Ai làm

Kế toán, HR, quản lý kiểm tra cuối kỳ

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Cảnh báo

Cần quyền

Xem Cảnh báo. Người không có quyền xem mọi văn phòng chỉ thấy tên nhân viên văn phòng mình

Tương ứng BASE

Checkin › Tổng quan › Cảnh báo ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Cảnh báo. Màn có hai tab: Thiết bị nhiều người dùng (mở sẵn, kỳ hiện tại) và Vị trí giả lập (xem bài Cảnh báo vị trí giả lập).
2. Chọn khoảng ngày: bấm Kỳ này hoặc Kỳ trước, hoặc tự chọn Từ ngày – Đến ngày rồi bấm Lọc.
3. Đọc từng thẻ: tên máy (ví dụ "iPhone · Safari"; máy chấm bằng ứng dụng điện thoại hiện model máy và nền tảng, ví dụ "SM-A515F · Android"), mã máy, số nhân viên đã dùng và số lần mỗi người, Chấm gần nhất / Chấm cũ nhất.
4. Bấm Xem log trên thẻ để xem từng lần chấm của từng người trên máy đó (giờ, nguồn, điểm, IP, khoảng cách tới điểm, link Vị trí, Ảnh). Bấm Đóng khi xong.
5. Cần gửi báo cáo: bấm Xuất Excel ở góc phải trên — file lấy đúng khoảng ngày đang lọc.

Cảnh báo vị trí giả lập

Dùng để biết nhân viên nào đã bấm chấm công trên ứng dụng điện thoại trong lúc máy đang dùng vị trí giả lập (ứng dụng "fake GPS"). Những lần đó hệ thống đã chặn, không ghi lần chấm — tab này chỉ để quản lý biết và nhắc nhở.

Ai làm

Kế toán, HR, quản lý kiểm tra cuối kỳ

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Cảnh báo › tab Vị trí giả lập

Cần quyền

Xem Cảnh báo. Người không có quyền xem mọi văn phòng chỉ thấy nhân viên thuộc văn phòng mình vào ngày bị chặn

Tương ứng BASE

Không có — phần riêng của QBCoach

1. Mở menu Chấm công, bấm Cảnh báo, rồi bấm tab Vị trí giả lập. Tab mở sẵn kỳ hiện tại.
2. Chọn khoảng ngày: bấm Kỳ này hoặc Kỳ trước, hoặc tự chọn Từ ngày – Đến ngày rồi bấm Lọc.
3. Đọc bảng — mỗi nhân viên một dòng: Nhân viên, Số lần bị chặn, Lần gần nhất, Lần cũ nhất, Thiết bị (model máy · nền tảng của lần gần nhất).
4. Bấm vào dòng (hoặc nút Xem) để mở hộp Các lần bị chặn: từng lần với giờ, toạ độ máy báo (bấm để mở Google Maps), IP, thiết bị, phiên bản app. Bấm Đóng khi xong.
5. Cần gửi báo cáo: bấm Xuất Excel ở góc phải trên của tab — file có đúng các dòng đang hiện (cột Mã NV, Tên NV, Số lần bị chặn, Lần gần nhất, Lần cũ nhất, Thiết bị, Nền tảng, Phiên bản app) và trang "Thông tin".

Dựng từ đầu: làm theo thứ tự này

Thứ tự dựng chấm công cho một công ty mới. Bước sau cần dữ liệu của bước trước, nên làm đúng thứ tự sẽ không bị kẹt.

Ai làm

Người quản trị hệ thống (thường là HR hoặc kỹ thuật)

Mở ở đâu

Menu Chấm công (các mục cấu hình nằm chung một nhóm)

Cần quyền

Đủ quyền các màn cấu hình — xem Cấp quyền menu Chấm công

1. Đặt các thông số chung: Cấu hình chấm công.
2. Tạo các văn phòng: Văn phòng chấm công.
3. Tạo chỗ được phép chấm công cho từng văn phòng: Điểm chấm công.
4. Tạo lịch Phân ca cho từng nhóm người (lái xe, văn phòng…) và chọn luôn người phân ca của lịch: Lịch làm việc.
5. Tạo các khung giờ hay dùng: Ca mẫu. Lịch Cố định (giờ cố định hằng tuần) tạo sau bước này, vì mẫu tuần phải chọn từ ca mẫu đã có: Lịch cố định.
6. Gán nhân viên vào văn phòng + lịch: Nhân viên chấm công.
7. Cấp quyền menu cho từng chức vụ: Cấp quyền menu Chấm công.
8. Báo mọi người đăng xuất rồi đăng nhập lại để thấy menu mới.

Cấu hình chấm công

Các thông số dùng chung cho cả công ty: kỳ công bắt đầu ngày nào, mỗi người được gửi bao nhiêu đề xuất, GPS sai bao nhiêu thì không nhận, có nhắc chấm công hay không.

Ai làm

Người quản trị

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Cấu hình chấm công

Cần quyền

Xem để mở màn; Sửa để thấy nút Lưu

Tương ứng BASE

Checkin › Tùy chỉnh › Chu kỳ ↗ · Checkin › Tùy chỉnh › Phân quyền (nhắc chấm công) ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Cấu hình chấm công.
2. Ô Ngày bắt đầu tính công: nhập ngày trong tháng (1 đến 28). Nhập 1 thì kỳ từ ngày 01 đến cuối tháng; nhập 26 thì kỳ chạy từ ngày 26 tháng này tới ngày 25 tháng sau (vd 26/09 đến 25/10). Tối đa 28 vì tháng 2 chỉ có 28 ngày.
3. Ô Giới hạn tự đề xuất chấm công: số lần tối đa một nhân viên được tự đề xuất chấm công trong một kỳ công.
4. Ô Ngưỡng sai số GPS (m): điện thoại báo vị trí kém chính xác hơn số mét này thì không cho chấm công bằng GPS.
5. Ô Dung lượng tệp tối đa (MB): giới hạn cho ảnh chấm công và tệp đính kèm đề xuất.
6. Mục Nhắc chấm công: bật công tắc Bật nhắc NV chấm công vào/ra theo giờ ca nếu muốn nhắc.
7. Nhắc vào ca: chọn Trước (nhắc trước giờ vào ca để NV kịp chấm) hoặc Sau (nhắc khi đã qua giờ vào mà NV chưa chấm), rồi nhập số phút từ 0 đến 720. Nhập 0 là nhắc đúng giờ vào ca.
8. Nhắc trước không bao giờ sớm hơn giờ được chấm vào sớm nhất của ca (ô vào sớm nhất ở Lịch làm việc / Ca mẫu). Ví dụ ca 08:00 cho chấm vào sớm nhất 15 phút, chọn Trước 30 thì NV được nhắc lúc 07:45, vì trước đó chấm cũng chưa tính vào ca.
9. Nhập Nhắc sau giờ ra ca (phút): nhắc ra ca chỉ có sau giờ ra. Nhập 0 là nhắc đúng giờ ra ca.
10. Bấm Lưu.

Văn phòng chấm công

Mỗi văn phòng là một nơi làm việc (văn phòng, bến, bãi xe…). Nhân viên được gán vào một văn phòng; người quản lý văn phòng xem được bảng công của văn phòng mình.

Ai làm

Người quản trị

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Văn phòng chấm công

Cần quyền

Thêm để tạo; Sửa để sửa, bật/tắt và kéo sắp thứ tự; Xoá để xoá

Tương ứng BASE

HRM › Cài đặt › Văn phòng ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Văn phòng chấm công.
2. Bấm Thêm văn phòng ở góc phải.
3. Nhập Tên văn phòng (không được trùng văn phòng khác).
4. Nhập Địa chỉ nếu muốn (không bắt buộc).
5. Ô Người quản lý văn phòng: gõ tên hoặc mã nhân viên, bấm chọn người trong danh sách. Chọn được nhiều người.
6. Bấm Lưu.
7. Muốn sửa: ở danh sách, bấm biểu tượng bút chì (Sửa) ở cột Thao tác trên dòng văn phòng, đổi rồi bấm Lưu. Cột Thao tác ở mọi danh sách Chấm công chỉ hiện biểu tượng; rê chuột lên biểu tượng để thấy tên nút (Xem, Sửa, Tắt, Bật, Xoá…).
8. Sắp thứ tự: ở danh sách, giữ chuột vào biểu tượng ☰ ở cột STT, kéo dòng tới vị trí mới rồi thả. Thứ tự lưu ngay và dùng cho mọi ô chọn văn phòng của Chấm công (Bảng công, Thời gian thực, Điểm, Gán NV…). Văn phòng mới thêm đứng cuối. Đang lọc thì không kéo được, bỏ lọc trước.
9. Xem nhanh: bấm vào con số ở cột Số NV đang gán hoặc Số điểm chấm công để mở danh sách NV / điểm của văn phòng đó. Số điểm chấm công tính cả điểm "Tất cả văn phòng" (trong danh sách có nhãn Áp dụng mọi văn phòng).
10. Lọc theo người quản lý: chọn ở ô Tất cả người quản lý trên danh sách.

Điểm chấm công

Điểm chấm công là "chỗ được phép chấm": một vùng GPS quanh văn phòng, mạng Internet của văn phòng, Wi-Fi của văn phòng (chấm trên ứng dụng điện thoại), hoặc kiểu tự đề xuất cho người làm ở ngoài và cần người duyệt.

Ai làm

Người quản trị

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Điểm chấm công

Cần

Quyền Thêm/Sửa màn này; đã có ít nhất một văn phòng. Lấy toạ độ bằng điện thoại thì phải đứng tại văn phòng.

Tương ứng BASE

HRM › Cài đặt › Client chấm công ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Điểm chấm công.
2. Bấm Thêm điểm chấm công.
3. Nhập Tên điểm, ví dụ "Cổng văn phòng …".
4. Chọn Loại điểm: GPS, Mạng văn phòng, Tự đề xuất hoặc Wi-Fi. Form tự đổi các ô theo loại (xem từng loại bên dưới).
5. Mục Phạm vi áp dụng: bật Tất cả văn phòng nếu điểm này dùng cho mọi văn phòng; nếu không, để tắt và chọn một hoặc nhiều văn phòng ở ô bên dưới.
6. Điền các ô riêng của loại điểm.
7. Bấm Lưu.

Loại GPS

1. Cách dễ nhất: cầm điện thoại đứng ngay tại văn phòng, mở form này, bấm Lấy vị trí hiện tại. Nếu trình duyệt hỏi quyền vị trí, chọn cho phép.
2. Ô Vĩ độ và Kinh độ tự điền; dưới nút hiện "Sai số khoảng … m". Sai số càng nhỏ càng tốt — lớn quá thì ra chỗ thoáng và bấm lại.
3. Bấm trên máy Mac mà form báo không xác định được vị trí hiện tại: vào System Settings › Privacy & Security › Location Services, bật công tắc riêng cạnh tên trình duyệt (Google Chrome / Safari), không chỉ công tắc tổng; thoát hẳn trình duyệt (Cmd+Q) rồi mở lại; Wi-Fi của Mac phải đang bật. Hoặc bỏ qua nút này và dán link Google Maps như bước dưới.
4. Không đứng tại văn phòng được: mở Google Maps trên máy tính, tìm đúng văn phòng, chép đường dẫn đầy đủ trên thanh địa chỉ rồi dán vào ô Dán link Google Maps — Vĩ độ và Kinh độ tự điền. Cũng có thể bấm chuột phải đúng vị trí văn phòng, bấm vào dòng số toạ độ để chép, rồi dán chuỗi đó vào cùng ô này. Gõ tay thay vì dán thì bấm Lấy toạ độ bên cạnh ô.
5. Link rút gọn dạng maps.app.goo.gl/… không đọc được: mở link đó trên trình duyệt rồi chép lại đường dẫn đầy đủ trên thanh địa chỉ.
6. Bấm Mở Google Maps để kiểm lại: bản đồ phải ghim đúng văn phòng.
7. Nếu form báo toạ độ lấy từ số sau dấu @ trong link: số đó là tâm khung bản đồ lúc chép link, không phải vị trí địa điểm, có thể lệch tới hàng trăm mét. Hãy bấm Mở Google Maps kiểm lại, hoặc chép toạ độ bằng chuột phải như trên.
8. Nhập Bán kính (m): khoảng cách tối đa từ điểm ghim mà vẫn được chấm (10 đến 5000 m, mặc định 100).
9. Giữ bật Yêu cầu ảnh khi chấm công nếu muốn nhân viên chụp ảnh mỗi lần chấm.

Loại Mạng văn phòng

Loại này nhận chấm công khi điện thoại hoặc máy tính đang dùng đường mạng Internet của văn phòng (Wi-Fi hay dây đều được), chấm trên web hay trên ứng dụng đều được. Loại này không nhìn tên Wi-Fi — tên Wi-Fi ai cũng đặt trùng được, và trình duyệt cũng không cho trang web đọc tên Wi-Fi (muốn khớp theo Wi-Fi trên ứng dụng thì dùng loại Wi-Fi bên dưới). Thay vào đó, hệ thống nhìn địa chỉ IP công khai: con số mà nhà mạng cấp cho đường Internet của văn phòng, mọi máy trong văn phòng ra Internet đều mang chung số này.

1. Lấy IP công khai của văn phòng bằng một trong hai cách:
   — Hỏi nhà mạng hoặc người lo IT: xin "IP tĩnh (IP cố định) của đường truyền văn phòng".
   — Hoặc tự xem: dùng điện thoại/máy tính đang nối Wi-Fi văn phòng (tắt 4G), mở Google, gõ "what is my ip" hoặc "IP của tôi là gì", ghi lại dãy số hiện ra (dạng 4 cụm số cách nhau bằng dấu chấm).
2. Chọn Loại điểm là Mạng văn phòng.
3. Ô Danh sách dải IP: dán dãy số vừa có, mỗi dòng một số. Văn phòng có hai đường mạng thì nhập hai dòng.
4. Bật hoặc tắt Yêu cầu ảnh khi chấm công, rồi bấm Lưu.

Loại Wi-Fi

Loại này nhận chấm công khi nhân viên chấm trên ứng dụng Hưng Long Nhân viên mà điện thoại đang nối đúng Wi-Fi của văn phòng — không cần GPS. Trên trình duyệt (web) không chấm được bằng Wi-Fi, vì trình duyệt không cho trang web đọc tên Wi-Fi. Có hai cách khai:

• Tên Wi-Fi (SSID): tên mạng hiện trên điện thoại, ví dụ "HungLong-VanPhong". Phải gõ đúng chữ hoa, chữ thường. Dễ khai, nhưng ai đặt trùng tên ở chỗ khác cũng khớp.
• BSSID: địa chỉ MAC của từng bộ phát (dạng aa:bb:cc:dd:ee:ff), mỗi bộ phát một số riêng, khó trùng hơn tên. Đã khai BSSID thì hệ thống chỉ so BSSID, bỏ qua tên.

1. Lấy tên Wi-Fi và BSSID bằng một trong hai cách:
   — Đứng tại văn phòng, nối Wi-Fi văn phòng, xem tên Wi-Fi trong Cài đặt › Wi-Fi; BSSID xem bằng ứng dụng đo Wi-Fi (ví dụ WiFi Analyzer trên Android) — đo ở từng phòng / từng tầng để có đủ các bộ phát.
   — Hoặc nhờ người lo IT xem trong trang quản trị bộ phát Wi-Fi (router): mục thông tin sóng không dây có tên mạng và địa chỉ MAC. Bộ phát hai băng tần (2.4G và 5G) thường có hai BSSID khác nhau — khai cả hai.
2. Chọn Loại điểm là Wi-Fi. Form chỉ còn các ô Wi-Fi, ảnh và phạm vi văn phòng.
3. Ô Tên Wi-Fi (SSID): mỗi dòng một tên. Ô BSSID (địa chỉ MAC bộ phát): mỗi dòng một địa chỉ, gõ dấu : hay -, chữ hoa hay thường đều được. Phải có ít nhất một tên Wi-Fi hoặc một BSSID.
4. Yêu cầu ảnh khi chấm công bật sẵn — tắt nếu không cần ảnh, rồi bấm Lưu.

Loại Tự đề xuất

Dành cho người làm ở ngoài (chạy xe, đi công tác) không có GPS/mạng văn phòng để khớp. Nhân viên gửi đề xuất, người duyệt xem rồi duyệt.

1. Chọn Loại điểm là Tự đề xuất.
2. Giữ bật Cần duyệt để đề xuất phải có người duyệt mới được tính công.
3. Ô Người duyệt: gõ tên hoặc mã nhân viên, chọn một hoặc nhiều người.
4. Bấm Lưu.

Lịch làm việc

Lịch làm việc gom một nhóm người làm theo cùng quy tắc (ví dụ "Lái xe", "Văn phòng"): mỗi ngày mấy ca, được chấm sớm/muộn bao nhiêu phút, ai là người phân ca.

Ai làm

Người quản trị

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Lịch làm việc

Cần quyền

Thêm/Sửa màn Lịch làm việc

Tương ứng BASE

HRM › Cài đặt › Lịch làm việc ↗ · Schedule › Cài đặt › Lịch làm việc ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Lịch làm việc.
2. Bấm Thêm lịch làm việc. Form có 2 bước, đang ở bước 1 Thiết lập thông tin chung.
3. Nhập Tên lịch, ví dụ "Lái xe".
4. Nhập Mã lịch: chỉ chữ thường không dấu, số và dấu gạch nối, ví dụ lai-xe. Mã không được trùng.
5. Chọn Loại lịch: Phân ca (người phân ca xếp ca từng ngày) hoặc Cố định (lặp theo mẫu tuần — xem Lịch cố định).
6. Bộ tính công: để nguyên fixed-v1.
7. Mục Cho phép: Cho phép đi muộn (giây) — vào trễ quá số giây này mới tính muộn; Cho phép về sớm (giây) — để trống là không tính về sớm.
8. Ô Người phân ca: gõ tên hoặc mã nhân viên, chọn một hoặc nhiều người được xếp ca cho nhân viên thuộc lịch này.
9. Bấm Tiếp. Ô nào sai thì form báo đỏ và chưa sang bước 2.
10. Bước 2 Thiết lập ca làm việc: chọn Số ca mỗi ngày — Một ca (cả ngày), 2 ca (Sáng - Chiều) hoặc 3 ca (Sáng - Chiều - Tối). Phân quá số này chỉ bị cảnh báo, vẫn lưu được.
11. Mục Khoảng chấm công mặc định của ca có 4 ô phút (0 đến 720, mặc định 15):
    — Vào sớm nhất (phút trước giờ vào ca): chấm vào sớm hơn mức này thì không nhận.
    — Vào muộn nhất (phút sau giờ vào ca): quá mức này thì không còn chấm vào được.
    — Ra sớm nhất (phút trước giờ ra ca) và Ra muộn nhất (phút sau giờ ra ca): tương tự cho lúc ra.
12. Bật Tạo ca phải chọn ca mẫu nếu muốn người phân ca chỉ được chọn từ ca mẫu, không tự gõ giờ.
13. Bật Tự xuất bản ca nếu muốn ca vừa phân là nhân viên thấy ngay, không cần bấm xuất bản.
14. Lịch Cố định: khai thêm khối Ca làm việc hàng tuần ngay bên dưới (xem Lịch cố định).
15. Bấm Lưu. Muốn sửa lại bước 1 thì bấm Quay lại trước khi lưu.
16. Xem lại: ở danh sách, bấm tên lịch hoặc biểu tượng Xem ở cột Thao tác để mở trang chi tiết (thông tin chung, người phân ca, ca hàng tuần, người tham gia); bấm biểu tượng bút chì (Sửa) để đổi. Lọc theo loại ở ô Tất cả loại lịch.

Lịch cố định — tự sinh ca theo mẫu tuần

Lịch cố định dành cho người làm cùng giờ mỗi tuần (ví dụ "Lịch hành chính": Thứ 2–Thứ 7 làm, Chủ nhật nghỉ). Khai một lần mẫu tuần, hệ thống tự tạo ca thật, đã xuất bản, cho mọi nhân viên thuộc lịch — người phân ca không phải xếp tay từng ngày. Tương ứng loại lịch Timesheet của BASE.

1. Ở form lịch, bước 1 Thiết lập thông tin chung, chọn Loại lịch = Cố định, bấm Tiếp.
2. Bước 2 Thiết lập ca làm việc, khối Ca làm việc hàng tuần: tick các ngày làm việc, mỗi ngày chọn ca mẫu cho Ca 1…Ca N (N theo Số ca mỗi ngày). Ngày có tick phải có ít nhất 1 ca mẫu. Các ngày giống nhau: khai Thứ 2 rồi bấm Chép Thứ 2 sang các ngày có tick.
3. Bấm Lưu. Gán nhân viên vào lịch ở màn Nhân viên chấm công (hoặc qua Nhập cấu hình từ BASE).

• Sinh ca tới đâu: từ ngày gán tới hết kỳ công kế tiếp (ví dụ kỳ bắt đầu ngày 1, hôm nay 06/10 → tới 30/11). Mỗi đêm (00:30) và mỗi lần khởi động hệ thống, ca được nối thêm ngày mới. Người thực hiện trong Lịch sử điều chỉnh là "Hệ thống".
• Gán với Từ ngày đã qua: ca được sinh bù từ Từ ngày nhưng không trước đầu kỳ công hiện tại, bỏ qua kỳ đã chốt; ca quá khứ được tính công ngay từ các lần chấm đã có.
• Lúc gán / bật lại diện chấm công: nhân viên có ca ngay (bật lại thì sinh từ hôm nay).
• Ngày đã có ca khác trùng giờ (ca phân tay, ca lịch khác) → không sinh ô đó, giữ ca có sẵn. Ngày thuộc kỳ đã chốt → không sinh.

Trên lưới Phân ca, ca tự sinh có nhãn tím CĐ (Theo lịch cố định). Người phân ca vẫn sửa / xoá từng ca như ca thường:

• Sửa tay (giờ, nghỉ, công, ca mẫu, ghi chú) hoặc Bỏ xuất bản → ca mất nhãn, thành ca thường; ngày đó của nhân viên không bị lịch động tới nữa.
• Xoá tay (ví dụ nghỉ lễ) → ngày đó của nhân viên không bao giờ được sinh lại, kể cả khi đổi mẫu tuần.

Sửa mẫu tuần khi lịch đã có nhân viên: bấm Lưu sẽ hiện hộp Áp dụng từ ngày (mặc định ngày mai, không chọn được ngày đã qua, tối đa hết kỳ công kế tiếp). Từ ngày đó, ca tự sinh chưa có lần chấm được xoá và sinh lại theo mẫu mới; giữ nguyên ca đã có lần chấm, ca đã sửa tay, ngày đã xoá tay, ca thuộc kỳ đã chốt. Chọn ngày rồi bấm Áp dụng. Thông báo sau khi lưu nêu số ca sinh lại / giữ / bỏ qua.

Đổi loại lịch:

• Phân ca → Cố định: khai mẫu tuần, chọn Áp dụng từ ngày; nhân viên được sinh ca từ ngày đó, ca phân tay giữ nguyên.
• Cố định → Phân ca: hộp xác nhận nêu số nhân viên và số ca theo lịch cố định chưa chấm từ ngày áp dụng; chọn Xoá … ca theo lịch cố định hoặc Giữ thành ca thường. Từ đó lịch không tự sinh ca nữa.

Tắt lịch cố định: nếu chỉ còn ca theo lịch cố định chưa chấm từ hôm nay, hộp hỏi Xoá các ca này và tắt lịch. Còn ca phân tay hoặc ca đã có lần chấm thì vẫn bị chặn như lịch Phân ca.

Ca mẫu

Ca mẫu là khung giờ làm hay dùng (ví dụ "Ca hành chính 08:00–17:00", "Ca đêm 21:15–05:14"). Người phân ca chỉ cần chọn ca mẫu thay vì gõ giờ mỗi lần.

Ai làm

Người quản trị

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Ca mẫu

Cần

Quyền Thêm/Sửa màn Ca mẫu; đã có ít nhất một lịch làm việc đang hoạt động

Tương ứng BASE

Schedule › Cài đặt › Ca › Ca mẫu ↗

1. Mở menu Chấm công, bấm Ca mẫu.
2. Bấm Thêm ca mẫu.
3. Nhập Tên ca mẫu và Mã ca mẫu (mã không được trùng, ví dụ HC).
4. Nhập Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc theo dạng giờ:phút, ví dụ 08:00 và 17:00.
5. Ca kết thúc sang ngày hôm sau (ví dụ 21:15–05:14): bật Ca qua đêm. Bắt buộc bật khi giờ kết thúc nhỏ hơn hoặc bằng giờ bắt đầu.
6. Nhập Nghỉ giữa ca (phút) (để 0 nếu không nghỉ) và Công chuẩn (ví dụ 1 hoặc 0,5). Ô Giờ chuẩn tự tính.
7. Ô Lịch áp dụng: chọn các lịch được dùng ca mẫu này. Ca mẫu chỉ phân được cho nhân viên thuộc các lịch đã chọn.
8. Muốn ca này có khoảng chấm công khác lịch: bấm Nâng cao và nhập 4 ô phút. Để trống là theo lịch.
9. Bấm Lưu.

Nhân viên chấm công

Bật chấm công cho nhân viên bằng cách gán họ vào một văn phòng + một lịch làm việc, có hiệu lực từ một ngày. Hệ thống giữ lịch sử mỗi lần đổi.

Ai làm

Người quản trị / HR

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Nhân viên chấm công

Cần

Quyền Thêm (gán) và Sửa (tắt/bật, sửa ngày) màn này; đã có văn phòng và lịch đang hoạt động

Tương ứng BASE

HRM › Nhân sự › Chấm công & Lịch làm việc ↗

Gán nhân viên (một hay nhiều người cùng lúc)

1. Mở menu Chấm công, bấm Nhân viên chấm công.
2. Bấm Gán NV hàng loạt.
3. Phần 1. Chọn nhân viên: lọc theo chức vụ hoặc gõ tên / mã NV, bấm Tìm.
4. Tick ô đầu dòng của từng người cần gán, hoặc tick Chọn tất cả trang này. Dòng Đã chọn: … NV cho biết đã chọn bao nhiêu người.
5. Phần 2. Gán vào văn phòng + lịch: chọn Văn phòng và Lịch làm việc.
6. Ô Từ ngày: mặc định hôm nay; chọn được ngày trong quá khứ.
7. Bấm Lưu.
8. Khung xanh bên dưới tóm tắt số NV mới vào diện, đổi văn phòng/lịch, không đổi. Khung đỏ "Không lưu cả lô" nghĩa là có người có Từ ngày trước ngày gán hiện có — chọn ngày muộn hơn, bỏ chọn người đó, hoặc sửa trong Hồ sơ.

Đổi văn phòng / lịch, sửa ngày, tắt chấm công

1. Đổi văn phòng hoặc lịch: làm lại các bước gán ở trên với văn phòng/lịch mới và ngày bắt đầu mới. Dòng cũ tự kết thúc vào ngày hôm trước.
2. Xem lịch sử: ở danh sách, bấm biểu tượng Hồ sơ ở cột Thao tác. Bảng Lịch sử gán văn phòng + lịch làm việc hiện từng lần gán; dòng đang dùng ghi Đang áp dụng.
3. Gán nhầm ngày: trong Hồ sơ, bấm Sửa Từ ngày trên dòng mới nhất, chọn ngày đúng, bấm Lưu.
4. Nghỉ việc hoặc không cần chấm công nữa: bấm Tắt chấm công (biểu tượng ở danh sách, hoặc nút trong Hồ sơ), rồi bấm Đồng ý. Lịch sử gán vẫn được giữ.
5. Nếu người đó còn ca từ hôm nay trở đi (hoặc đổi sang lịch khác mà còn ca của lịch cũ), hệ thống hiện hộp Xoá ca làm việc bị ảnh hưởng?. Chọn Xoá … ca để xoá các ca đó, Giữ ca để vẫn lưu nhưng giữ ca, hoặc Huỷ để không lưu gì.

Nhập cấu hình từ BASE

Dựng nhanh văn phòng, điểm GPS, điểm Wi-Fi, lịch làm việc, ca mẫu và gán nhân viên bằng một file Excel, thay vì gõ tay từng màn. Dùng khi chuyển dữ liệu từ hệ thống chấm công cũ sang.

Ai làm

Người quản trị / HR

Mở ở đâu

Menu Chấm công › Nhập cấu hình từ BASE

Cần quyền

Xem để mở màn và tải file mẫu; Thêm để có nút Xem trước và Xác nhận

Tương ứng BASE

Không có — phần riêng của QBCoach

1. Mở menu Chấm công, bấm Nhập cấu hình từ BASE.
2. Bấm Tải file mẫu. File có 7 sheet: HuongDan (giải thích từng cột), VanPhong, LichLamViec, DiemGPS, DiemWifi, CaMau, NhanVien.
3. Điền dữ liệu chép từ hệ thống chấm công cũ vào 6 sheet dữ liệu, mỗi dòng một bản ghi. Cột có dấu * là bắt buộc. Không cần điền đủ cả 6 sheet — ví dụ chỉ điền NhanVien nếu văn phòng và lịch đã có. File mẫu cũ 6 sheet (chưa có DiemWifi) vẫn nhập được.
4. Sheet DiemWifi: cột Tên*, SSID, BSSID, Văn phòng* (ghi Tất cả hoặc tên văn phòng), Yêu cầu ảnh (để trống = Có). Mỗi dòng phải có SSID hoặc BSSID; nhiều tên Wi-Fi, nhiều BSSID hay nhiều văn phòng trong một ô thì cách nhau bằng dấu ; (không dùng dấu phẩy).
5. Ở sheet NhanVien, mỗi người phải có SĐT hoặc Email đúng như trên QBCoach. Hệ thống không khớp theo họ tên.
6. Quay lại màn, bấm vào ô File Excel (.xlsx, tối đa 5 MB) và chọn file vừa điền.
7. Ô Từ ngày (khi dòng NV để trống): ngày bắt đầu gán cho những dòng nhân viên không ghi ngày.
8. Bấm Xem trước. Lúc này chưa ghi gì: bảng tổng hợp từng sheet có số Tạo mới, Bỏ qua, Lỗi; bảng chi tiết bên dưới ghi lý do từng dòng.
9. Tick Chỉ dòng lỗi để xem nhanh các dòng lỗi. Sửa file, chọn lại file, bấm Xem trước lần nữa cho tới khi ổn.
10. Bấm Xác nhận, rồi Xác nhận trong hộp hỏi. Chỉ các dòng "Tạo mới" được ghi.
11. Bấm Tải kết quả để lưu file Excel kết quả (có cột trạng thái và lý do từng dòng) làm bằng chứng.

Cấp quyền menu Chấm công

Quyết định chức vụ nào thấy màn nào trong menu Chấm công. Quyền đi theo đường: màn → chức năng (nhóm quyền) → chức vụ → mọi nhân viên giữ chức vụ đó.

Ai làm

Người quản trị kỹ thuật (có menu Big Bang)

Mở ở đâu

Menu Big Bang › Phân quyền; menu Nhân sự - Tài khoản › Chức năng và Chức vụ

Cần quyền

Quyền vào Big Bang và Nhân sự - Tài khoản

Tương ứng BASE

Checkin › Tùy chỉnh › Phân quyền ↗ · HRM › Cài đặt › Phân quyền ↗

Màn nào cho ai

Quyền riêng (tick thêm ở mục "Tuỳ chỉnh")

Các bước

1. Tạo nhóm quyền (nếu chưa có): menu Nhân sự - Tài khoản › Chức năng, bấm nút + (Tạo mới chức năng), nhập Tên và Tên hiển thị, bấm Lưu. Ví dụ một chức năng "Kế toán chấm công".
2. Mở menu Big Bang › Phân quyền. Nếu chưa thấy ứng dụng Chấm công hoặc thiếu màn, bấm Thêm từ hệ thống, tick các màn còn thiếu dưới Attendance, giữ nguyên tên hiển thị gợi ý, bấm Lưu.
3. Mở ứng dụng Chấm công, bấm vào màn cần cấp (ví dụ Bảng công).
4. Nếu màn có quyền riêng mà chưa khai: bấm Quản lý quyền tuỳ chỉnh, bấm +, nhập Tag đúng như bảng trên và Tên hiển thị, bấm Lưu. Tag gõ sai một chữ là quyền không chạy.
5. Trong bảng action của màn, ở dòng * (mọi thao tác) bấm biểu tượng bút Sửa.
6. Ô Chọn để thêm chức năng: chọn chức năng ở bước 1.
7. Ở khung chức năng vừa thêm: dòng Cá nhân tick các quyền theo bảng "Màn nào cho ai"; dòng Của người khác để trống; dòng Tuỳ chỉnh tick quyền riêng nếu cần. Bấm Lưu.
8. Lặp bước 3–7 cho từng màn.
9. Gắn chức năng cho chức vụ: menu Nhân sự - Tài khoản › Chức vụ, bấm Cập nhật chức vụ trên chức vụ cần cấp, chuyển chức năng sang danh sách đã chọn, bấm Lưu.
10. Báo người giữ chức vụ đó đăng xuất rồi đăng nhập lại. Quyền mới chỉ có hiệu lực sau khi đăng nhập lại.

Gặp lỗi thì làm gì

Các câu hỏi hay gặp nhất khi dùng Chấm công, kèm cách xử lý. Không thấy câu của bạn thì hỏi quản lý văn phòng.

Nhân viên

Tôi có phải chọn "vào" hay "ra" khi chấm không?

Không. Chỉ có một nút Chấm công. Hệ thống tự lấy lần chấm sớm nhất làm giờ vào và lần muộn nhất làm giờ ra của ca. Xem Chấm công vào / ra.

Lỡ bấm hai lần thì sao?

Không sao. Mỗi lần bấm đều được lưu, nhưng công chỉ tính theo giờ vào và giờ ra hợp lệ của ca.

Ô vị trí màu vàng / đỏ, hoặc báo "Chưa có quyền vị trí"?

Trình duyệt chưa được phép lấy vị trí, chưa lấy được vị trí, hoặc bạn đang đứng ngoài khu vực chấm công. Làm theo Cho phép vị trí và camera, rồi bấm Lấy lại vị trí. Trên máy Mac: bật công tắc riêng cạnh tên trình duyệt trong Location Services, thoát hẳn trình duyệt (Cmd+Q) rồi mở lại, và bật Wi-Fi.

Trên web báo "Văn phòng này chấm công bằng Wi-Fi trên ứng dụng Hưng Long Nhân viên…"?

Văn phòng của bạn chỉ chấm bằng Wi-Fi, mà trình duyệt không đọc được Wi-Fi. Chấm bằng ứng dụng Hưng Long Nhân viên khi đang nối Wi-Fi văn phòng. Xem Chấm bằng Wi-Fi trên ứng dụng.

Quên chấm công thì làm gì?

Gửi đề xuất bổ sung công, ghi giờ và lý do — trên web, hoặc trong ứng dụng Hưng Long Nhân viên nếu bạn dùng ứng dụng. Xem Gửi đề xuất bổ sung công.

Điện thoại có báo nhắc chấm công không?

Trên web thì không: nhắc chấm công và kết quả duyệt hiện ở chuông khi bạn đang mở AdminSite. Nếu bạn dùng ứng dụng Hưng Long Nhân viên, hệ thống gửi nhắc chấm công và kết quả đề xuất về điện thoại, kể cả khi đang đóng ứng dụng. Mốc nhắc (trước hoặc sau giờ vào ca) do quản trị đặt. Xem Chuông thông báo và nhắc chấm công.

Tôi không thấy menu Chấm công?

Tài khoản của bạn chưa được cấp quyền. Báo quản trị cấp quyền theo chức vụ, rồi đăng xuất và đăng nhập lại. Xem Không thấy menu cần dùng?.

Quản lý, người phân ca, người duyệt

Đã phân ca nhưng nhân viên không thấy?

Ca chưa được xuất bản. Ca chưa xuất bản thì nhân viên không thấy và chưa được tính công. Xem Xuất bản ca. Lịch Cố định thì ca tự có và đã xuất bản. Nếu thiếu ngày nào, xem ngày đó có thuộc kỳ đã chốt hoặc đã bị xoá tay không, rồi thêm tay ở Phân ca. Xem Lịch cố định.

Màn Phân ca báo tôi chưa được giao lịch?

Nhờ quản trị thêm bạn vào ô Người phân ca của lịch làm việc. Xem Lịch làm việc.

Đã sửa giờ ca mẫu mà ca đã xếp không đổi?

Ca đã xếp giữ giờ lúc được phân. Bấm Áp dụng cấu hình chung ở màn Phân ca để cập nhật.

Nút Duyệt bị mờ, không bấm được?

Ngày của đề xuất thuộc kỳ công đã chốt. Nhờ kế toán / HR mở khoá kỳ nếu thật sự cần sửa.

Màn Thời gian thực và Bảng công lệch số lần đi muộn?

Màn Thời gian thực đếm muộn ngay khi nhân viên vào ca. Bảng công chỉ tính khi ca có đủ giờ vào và giờ ra.

Tôi không thấy nhân viên văn phòng khác trên Bảng công?

Quản lý văn phòng chỉ xem được nhân viên văn phòng mình.

Kế toán / HR

Không thấy nút Thêm lần chấm?

Bạn chưa có quyền Sửa dữ liệu chấm công, hoặc đang mở ô của chính mình (không ai sửa được lần chấm của chính mình). Xem Thêm, sửa, xoá lần chấm.

Lần chấm bằng điện thoại không có nút Sửa giờ?

Lần chấm bằng GPS, mạng văn phòng hoặc Wi-Fi chỉ xoá được. Xoá lần sai rồi thêm lần chấm đúng, kèm lý do.

Đã đổi cấu hình lịch mà công chưa đổi?

Bấm Tính lại trên Bảng công. Xem Bảng công.

Kỳ đã chốt thì nhân viên còn chấm công được không?

Vẫn chấm được, nhưng công của kỳ đó không đổi cho tới khi mở khoá. Xem Chốt kỳ công và mở khoá.

File Excel có cả người không thiếu vào/ra?

Hai công tắc lọc Chỉ ca thiếu vào‑ra và Log không thuộc ca chỉ lọc trên màn, không áp vào file xuất.

Thẻ ở màn Cảnh báo có phải là gian lận?

Chưa chắc. Một máy có nhiều người chấm có thể là máy dùng chung. Bấm Xem log, xem ảnh và giờ chấm, rồi hỏi lại nhân viên.

Quản trị

Đã cấp quyền mà nhân viên vẫn không thấy menu?

Nhân viên phải đăng xuất rồi đăng nhập lại. Kiểm chức vụ của nhân viên đã gắn đúng chức năng. Xem Cấp quyền menu Chấm công.

Không xoá được văn phòng hoặc lịch?

Văn phòng / lịch đã từng có nhân viên, đã có ca, hoặc (văn phòng) đang gắn với điểm chấm công thì không xoá được, để giữ lịch sử — bấm biểu tượng Tắt ở cột Thao tác. Tắt lịch Cố định còn ca tự sinh chưa chấm thì hệ thống hỏi có xoá các ca đó không.

Đã sửa mẫu tuần của lịch Cố định mà ca cũ không đổi?

Hệ thống chỉ sinh lại ca từ ngày ở ô Áp dụng từ ngày. Ca đã chấm, ca sửa tay, ca thuộc kỳ đã chốt được giữ nguyên. Xem Lịch cố định.

Chấm bằng mạng văn phòng lúc được lúc không?

IP mạng văn phòng đang thay đổi (không phải IP cố định). Xin nhà mạng IP cố định rồi khai lại, hoặc dùng điểm GPS hay điểm Wi-Fi cho văn phòng đó. Xem Điểm chấm công.

Nhân viên nối đúng Wi-Fi văn phòng mà ứng dụng vẫn báo sai Wi-Fi?

Điểm Wi-Fi đã khai BSSID thì chỉ khớp theo BSSID: bộ phát mới, bộ phát ở tầng khác hoặc băng 5G có BSSID riêng chưa được khai. Thêm BSSID đó vào điểm (hoặc bỏ hết BSSID để khớp theo tên Wi-Fi). Tên Wi-Fi phải đúng chữ hoa, chữ thường. Xem Điểm chấm công.

Chấm bằng Wi-Fi có chắc bằng mạng văn phòng không?

Kém chắc hơn: tên Wi-Fi và BSSID do điện thoại tự báo, còn IP mạng văn phòng do hệ thống tự thấy. Nên bật yêu cầu ảnh cho điểm Wi-Fi và xem màn Cảnh báo.

Nhập file Excel hai lần có bị trùng không?

Không. Bản ghi đã có sẽ được Bỏ qua. Xem Nhập cấu hình từ BASE.

Giải thích từ ngữ

Các từ dưới đây xuất hiện trên màn hình Chấm công. Gặp từ lạ thì tra ở đây.